Executive Director / Directeur ou directrice général(e)

***La description de poste en français va suivre***

Executive Director (Administration and Operations) 

Position Summary:

The main purpose of this position is to oversee and coordinate the full range of administration in the Faculty of Medicine, in support of the academic mission, vision and values. Reporting to the Vice Principal, Health Affairs/Dean of Medicine, the Executive Director provides leadership and expertise in the areas of human resources management, financial responsibility, space and facility planning and IT. Manages and leads a team of professionals, management and support staff in a team environment. Develops close working relationships with the Faculty’s and the University’s academic and administrative leadership. Represents the Faculty at internal and external meetings.

The Executive Director will have an understanding of the University’s academic mission as well as the details of university management. This individual will advise the VP/Dean in the formulation of policies and procedures that ensure the efficient and effective operation of the Faculty. The scope and impact of this position, given the size and influence of the Faculty of Medicine, is significant and requires strategic agility. Representing the VP/Dean and the University at a senior level, both within the University and with external organizations, the Executive Director is called upon to evaluate the Faculty’s organizational and financial needs. This individual is expected to approach issues with a clear knowledge of the Faculty’s strategic priorities, budgetary realities, and administrative structures with a view to finding constructive and sustainable solutions.

The Executive Director will directly supervise twenty management staff and will be accountable for approximately eight-hundred administrative staff.

Primary Responsibilities:

  • Oversees core operational areas of Finance, Human Resources, IT and Building Services. Works with Managers/Directors of each service/unit to carry out planning and ensure alignment with the Faculty’s strategic objectives and priorities.
  • Ensures effective financial administration of the Faculty of Medicine, working closely with the Director of Finance. Designs, implements and supports a financial infrastructure that will ensure sustainable financial health of the Faculty. The successful candidate will:
    • Has overall oversight of the management of operating funds.
    • Leads and supports the Faculty’s budgeting process, including reporting, monitoring, analysis of organizational performance metrics, and Faculty audits, providing actionable recommendations to address concerns or issues.
    • Leads and supports financial strategic planning for the Faculty’s near and long-term objectives, working closely with the Dean’s Operations Committee (executive leadership).
    • Ensures McGill’s policies, rules and guidelines are respected, working closely and collaboratively with the university’s finance leadership.
  • Ensures oversight and development of a core group of competent administrators, as well as an environment aligned with the Faculty’s vision, mission and values, based on mutual respect, collaboration and a team approach.
  • Ensures optimal management of the facilities occupied by the Faculty of Medicine, as well as the strategic planning of space resource needs, working closely with the Director of Building Services and in collaboration with the Faculty’s executive and academic leadership.
  • Ensures oversight and development of IT infrastructure needs and strategies, working closely with the Director of Med-IT.
  • Plans, develops and implements supporting policies and procedures to maximize services in support of the Faculty of Medicine/University’s overall mission, fostering relationships with other university units and external organizations. These include policies related to finance and human resource management, space utilization and allocation, IT and risk management.

In support of the VP/Dean’s mandate and activities, the Executive Director will:

  • Be an active, engaged member of the VP/Dean’s executive team, participating on the Dean’s Operations Committee (DOC) and the Deanery Executive Committee (Deanery).
  • Provides well-reasoned and informed advice and briefing to the VP/Dean and the Executive Team, on the full range of issues and opportunities facing the Faculty and the University.
  • Supervises staff in the Departments of Finance, Human Resources, IT, and Building Services, as well as the Associate Directors of the Administrative Excellence Centres (AECs), ensuring systematic, responsive and professional operations.
  • Oversees the implementation of special projects, as directed by the VP/Dean that aim to improve service and support to departments/units.
  • Plans for and implements change to improve effectiveness in support of the Faculty’s operations and strategic priorities.
  • Is responsible for ensuring oversight of administrative/HR, financial, space/facilities, IT and other infrastructure in support of the Faculty of Medicine objectives, by engaging in effective collaboration and communication with key stakeholders in the Faculty and the University.

Key Relationships:

Works closely and collaboratively with members of the VP/Dean’s executive and academic leadership, including Vice Deans, Associate Deans, Academic Chairs and Directors of Centres/Institutes/Units.

Establishes strong collegial relationships with colleagues at all levels across the University on a broad range of matters related to the Executive Director mandate.

Required Background:

  • Postgraduate degree or equivalent in a related discipline (e.g. MBA, CPA, CA)
  • 10 years of work experience at a senior management level either in a large academic or public institution.
  • Experience in project management and finance preferred.
  • Familiarity with the Montreal/Quebec social, political and cultural environments, a decided advantage.
  • Demonstrates knowledge of best practices in the areas of Finance, Human Resources and Information Technology, an asset.

Other Qualifying Skills and/or Abilities:

  • Strong leadership skills to bring together diverse stakeholders, leveraging individual strengths and overcoming differing points of view.
  • Ability to communicate clearly, appropriately and effectively.
  • Demonstrates business acumen, project management skills and ability to think strategically and solve problems.
  • Ability to lead, coach and motivate a team of professionals with advanced knowledge in their respective fields to achieve specific outcomes.
  • Experience working with diverse constituencies at all levels.
  • Proven experience acting as a change leader and champion within an organizational setting.
  • Excellent writer and presenter with ability to prepare reports and presentations targeted to multiple audiences.
  • Fluently bilingual in both written and spoken English and French.

How to Apply:

Please submit your cover letter and curriculum vitae, clearly indicating the reference number, to Staffing:

Mail

McGill University, Human Resources (Staffing)

688 Sherbrooke Street West, Suite 1520

Montreal, Quebec

H3A 3R1

Email

apply.hr@mcgill.ca

The deadline to apply for this position is February 26, 2019 at 5:00 PM.

*Current employees: please indicate your McGill ID number in your application.*

We thank all applicants for their interest in McGill University. However, Staffing will only contact applicants selected for an interview.

McGill University hires on the basis of merit and is strongly committed to equity and diversity within its community. We welcome applications from racialized persons/visible minorities, women, Indigenous persons, persons with disabilities, ethnic minorities, and persons of minority sexual orientations and gender identities, as well as from all qualified candidates with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. McGill implements an employment equity program and encourages members of designated groups to self-identify. Persons with disabilities who anticipate needing accommodations for any part of the application process may contact, in confidence, Professor Angela Campbell, Associate Provost (Equity and Academic Policies) at angela.campbell@mcgill.ca or 514-398-1660.

Faculty/Unit:

Faculty of Medicine

Reporting to:

Vice Principal Health Affairs, Dean of Medicine

Post Date:

Friday, February 1, 2019

 

***La description de poste en français***

 

 

Directeur ou directrice général(e) (Administration et exploitation)

Sommaire du poste:

Le but principal du titulaire de ce poste consiste à superviser et à coordonner l’ensemble de l’administration de la Faculté de médecine, à l’appui de la mission, de la vision et des valeurs académiques de l’Université. Relevant du vice-principal, Santé et Affaires médicales et doyen de la Faculté de médecine, le directeur ou la directrice général(e) met son leadership et son expertise au service de la gestion des ressources humaines, de la responsabilité financière, de la planification des locaux et des installations et des TI. La personne en poste gère et dirige une équipe de professionnels, de gestionnaires et d’employés de soutien dans un environnement d’équipe et établi des relations de travail étroites avec la Faculté et le les dirigeants universitaires et administratifs de l’Université. Elle représente la Faculté à des réunions internes et externes.

Le directeur ou la directrice général(e) comprend la mission académique de l’Université ainsi que les détails de la gestion universitaire. La personne retenue offrira des conseils au doyen relativement à la formulation des politiques et procédures qui assurent le fonctionnement efficace et efficient de la Faculté. La portée et l’incidence de ce poste, compte tenu de la taille et de l’influence de la Faculté de médecine, sont importantes et exigent une bonne souplesse stratégique. Représentant le vice-principal et doyen et l’Université à un niveau supérieur, tant au sein de l’Université qu’auprès d’organisations externes, le directeur ou la directrice général(e) est appelé(e) à évaluer les besoins organisationnels et financiers de la Faculté. Cette personne doit aborder les questions avec une connaissance claire des priorités stratégiques, des réalités budgétaires et des structures administratives de la Faculté en vue de trouver des solutions constructives et durables.

La personne choisie supervisera vingt membres du personnel de direction et sera responsable d'environ huit cents membres du personnel administratif.

Principales Responsabilités

  • Superviser les secteurs opérationnels des Finances, des Ressources humaines, des TI et des Services des immeubles. En collaboration avec les chefs et/ou les directeurs de chaque service ou unité, veiller à la planification et s’assurer du respect des priorités et des objectifs stratégiques de la Faculté.
  • En collaboration avec le directeur des Finances, assurer une gestion financière efficace de la Faculté de médecine. Mettre en œuvre et soutenir une infrastructure financière qui assurera la santé financière durable de la Faculté. Le candidat ou la candidate retenu(e) accomplira les tâches suivantes :
    • Superviser l'ensemble de la gestion des fonds d’exploitation.
    • Diriger et appuyer le processus budgétaire de la Faculté, y compris la production de rapports, le suivi, l’analyse des mesures du rendement organisationnel et les audits de la Faculté, en formulant des recommandations réalisables pour apporter des solutions ou régler les problèmes.
    • Diriger et appuyer la planification stratégique financière pour les objectifs à court et à long terme de la Faculté, en travaillant en étroite collaboration avec le Comité des activités du doyen (leadership pour cadres).
    • Veiller à ce que les politiques, les règles et les lignes directrices de McGill soient respectées, en travaillant en étroite collaboration avec les dirigeants financiers de l’Université.
  • Assurer la supervision et le développement d’un groupe central d’administrateurs compétents, ainsi que d’un environnement respectant la vision, la mission et les valeurs de la Faculté, fondé sur le respect mutuel, la collaboration et une approche d’équipe.
  • Veiller à la gestion optimale des installations occupées par la Faculté de médecine, ainsi qu’à la planification stratégique des besoins de locaux, en étroite collaboration avec le directeur des services aux immeubles et en collaboration avec la direction générale et académique de la Faculté.
  • Assurer la supervision et le développement des besoins et des stratégies en matière d’infrastructure des TI, en étroite collaboration avec le directeur de TI Médecine.
  • Planifier, mettre au point et mettre en œuvre des politiques et procédures administratives visant à optimiser les services à l’appui de la mission globale de la Faculté de médecine et de l’Université et à resserrer les liens avec d’autres unités de l’Université et des organisations externes. Il s’agit notamment des politiques liées aux finances et à la gestion des ressources humaines, à l’utilisation et à l’affectation des locaux, aux TI et à la gestion du risque.

À l’appui du mandat et des activités du vice-principal et doyen, le directeur ou la directrice général(e) effectue:

  • Est un membre actif et mobilisé de l’équipe de direction du vice-principal et doyen, en participant au Comité des activités du doyen et au Comité de direction du bureau du doyen.
  • Fourni des conseils réfléchis et des séances d’information éclairées au vice-principal et doyen et à l’équipe de direction sur l’ensemble des enjeux et des occasions qui se manifestent pour la Faculté et l’Université.
  • Supervise le personnel des départements des Finances, des Ressources humaines, des TI et des Services aux immeubles, ainsi que les directeurs associés des Centres d’excellence en administration (CEA), en assurant des activités opérationnelles systématiques, adaptées et professionnelles.
  • Supervise, sous la direction du vice-principal et doyen, la mise en œuvre de projets spéciaux visant à améliorer le service et le soutien offerts aux départements et aux unités.
  • Planifie et met en œuvre des changements visant à améliorer l’efficacité à l’appui de l’exploitation et des priorités stratégiques de la Faculté.
  • Assure la supervision de l’infrastructure administrative des ressources humaines, des finances, des locaux et installations, des TI et autres à l’appui des objectifs de la Faculté de médecine, en collaborant et en communiquant efficacement avec les principaux intervenants de la Faculté et de l’Université.

Principales Relations:

  • Travailler en étroite collaboration avec les membres de la direction générale et académique du vice-principal et doyen, y compris les vice-doyens, les doyens associés, les titulaires de chaires et les directeurs des centres, des instituts et des unités.
  • Établir de solides relations de collaboration avec des collègues de tous les niveaux au sein de l’Université sur un large éventail de questions liées au mandat du directeur général.

Antécédents Requis:

  • Diplôme d’études supérieures ou l’équivalent dans une discipline connexe (p. ex., MBA, CPA, CA)
  • 10 ans d’expérience de travail dans des fonctions de haute direction au sein d’un grand établissement d’enseignement ou d’une institution publique.
  • Expérience de la gestion de projet et du domaine des finances, souhaitable.
  • Connaissance des environnements social, politique et culturel de Montréal et du Québec, un avantage certain. Connaissances des pratiques exemplaires dans les domaines des finances, des ressources humaines et des technologies de l’information, un atout.

Autres Compétences et/ou Aptitudes:

  • Qualités de chef éprouvées pour réunir différents intervenants, tirer parti des forces de chaque personne et concilier différents points de vue
  • Aptitude à communiquer clairement, de manière appropriée et efficace.
  • Sens des affaires, compétences en gestion de projets et capacité de penser de façon stratégique et de résoudre les problèmes.
  • Aptitudes pour la direction, l'encadrement et la motivation d’une équipe de professionnels et connaissances approfondies de leurs domaines respectifs afin d’atteindre des résultats précis.
  • Expérience de collaboration avec diverses clientèles.
  • Expérience reconnue dans un rôle de leader et de champion du changement dans un environnement organisationnel.
  • Excellentes habiletés de rédaction et de présentation ainsi que pour la préparation de rapports et d’exposés ciblant des publics diversifiés.
  • Bilinguisme français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Comment poser sa candidature:

Veuillez soumettre votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ, en indiquant clairement le numéro de référence, au service de la dotation :

Par poste

Université McGill, Ressources humaines, Dotation

688 rue Sherbrooke Ouest, bureau 1520

Montréal (Québec)

H3A 3R1

Par courriel

apply.hr@mcgill.ca

La date limite pour la soumission de votre candidature à ce poste est fixée à 17 h le 26 février, 2019.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt envers l’Université McGill. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidat(e)s que sélectionné(e)s pour une entrevue.

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité avec la professeure Angela Campbell, vice-principale exécutive adjointe (équité et priorités académiques) à angela.campbell@mcgill.ca ou au 514-398-1660.

Faculté/Unité:

Faculté de médecine

Relevant du:

Vice-principale Santé et Affaires médicales et Doyen de la Faculté de médecine

Date de publication: Vendredi, février 1, 2019