Events & Communications Coordinator-FBS / Coordonnateur d'événements et des communications du SANCP

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REPORTS TO:  Assistant Director, Faculty Bargaining Services (FBS)

Scope and Objective of Position

Reporting to the Assistant Director (FBS), and working with the Director (FBS), Field Representatives and professional development instructors, the incumbent is responsible for administering the FBS program’s professional development initiatives (primary responsibility) and supporting business operations (secondary responsibility). The incumbent is responsible for:

  • the operational planning and execution of annual conference, workshops, training events and other meetings involving FBS members that meet professional development objectives.
  • the business development support that ensures strategic program targets are met efficiently.

Key Responsibilities with respect to professional development (PD) management (60-65%)

  • 1 annual conference (approximately 200 delegates, across 3 days, 40 speakers, preceded by 1 board meeting)
  • 8-10 workshops (varying in length and complexity)
  • 4-6 audio conferences and possible webinars
  • 1 special committee meeting (NATVAC, approximately 45 delegates, 8 speakers)
  • Field Representative meetings (various formats and locations)

Under the guidance of the Assistant Director (FBS):

  • Leads and coordinates all PD activities from a logistical perspective. Keeps the project moving in all its components.
  • Acts as a centralized training information resource providing planning guidance for the FBS PD program.
  • In coordination with the Corporate Services Manager, establishes, monitors and manages the financial budgets for the conference, workshops and all training events, with the final decision assumed by the Director. Prepares cost and revenue estimates, anticipates upcoming changes, priority initiatives and forecast expenditures.
  • Assists with the contract negotiations with supplier partners, on-site personnel for meetings and contract support. Produces RFPs as necessary, conducts site visits.
  • Collects session outputs from all speakers and instructors and builds conference agenda in collaboration with the conference program director.
  • Develops, maintains and produces a speaker database for each event.
  • Produces registration database, website and corresponding reports; assumes responsibility for ongoing functionality of registration system and accessibility.
  • Liaises with instructors and collects key content to utilize in marketing initiatives.
  • Promotes PD events: writes copy for variety of marketing initiatives (digital; print), purchases ad space, establishes and executes communications strategies that maximize attendance.
  • Oversees production of all event collateral/materials.
  • Manages on-site logistics pertaining to AV support, f&b, room setup, delegate experience and general administration of the event.
  • Coordinates the evaluation of the success of the conference/workshop/meeting.
  • Conducts a post-mortem assessment of event and disseminates findings to program management team.
  • Fields all inquiries from registrants, instructors/speakers.

Key Responsibilities with respect to business operations support (35-40%)

Under the guidance of the Assistant Director (FBS):

  • Executes advertising campaigns in accordance with organizational policies.
  • Manages the membership database system and assumes responsibility for implementing the ongoing changes to the FBS membership directory.
  • In consultation with the Director, develops communications products such as newsletters, email campaign pamphlets, branded materials and other items targeted at FBS membership.
  • Coordinates and oversees the membership invoicing process.
  • Develops distribution lists and systems for communications initiatives and as requested by Management, Field Representatives and various committees.
  • Provides the Assistant Director (FBS) with data-management support, and other related tasks, as needed.
  • Supports all initiatives, all delegated by the Assistant Director (FBS), that directly contribute to the strategies and plans related to the delivery of services that support program objectives.
  • In consultation with the Assistant Director (FBS), seeks and proposes business operations improvement initiatives (operational processes and protocols which might improve with effectiveness and efficiencies; potential integration points with CAUBO professional services)

CANDIDATE PROFILE

Qualifications, skills competencies and experience:

  • University undergraduate degree or equivalent
  • Exceptional oral and written communications skills
  • Strong attention to detail
  • Experience using digital communications and event management tools
  • 5 years’ experience working with mid to senior-level executives

POSITION

This is a permanent full-time position. CAUBO offers a competitive compensation and benefit package. Salary will be commensurate with qualifications and experience.

While all responses will be appreciated and handled in strictest confidence, only those being considered for interviews will be acknowledged.

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SUPÉRIEURS DIRECTS : Directrice adjointe, Services d’appui à la négociation avec le corps professoral (SANCP)

Portée et objectif

La personne titulaire du poste relève de la directrice adjointe des Services d’appui à la négociation avec le corps professoral (SANCP) et travaille avec le directeur des SANCP, des représentants régionaux et des formateurs. Elle administre les initiatives de perfectionnement professionnel du programme des SANCP (responsabilité principale) et participe au bon fonctionnement administratif (responsabilité secondaire). Les tâches suivantes incombent à la personne titulaire du poste :

  • Planification opérationnelle et exécution des tâches liées au congrès annuel, aux ateliers, aux activités de formation et aux autres rencontres auxquelles participent des membres des SANCP répondant aux objectifs de perfectionnement professionnel.
  • Participation au bon fonctionnement administratif pour s’assurer que les cibles du programme stratégique sont atteintes efficacement.

Principales responsabilités concernant la gestion du perfectionnement professionnel (60-65 %)

  • Un congrès annuel (environ 200 participants, trois jours d’activités, 40 conférenciers et une réunion du conseil d’administration avant le congrès)
  • 8-10 ateliers (de durée et de complexité variables)
  • 4-6 audioconférences et webinaires (éventuellement)
  • Une réunion du comité spécial (NATVAC, environ 45 délégués et 8 conférenciers)
  • Réunions des représentants régionaux (divers formats et lieux)

Sous la supervision de la directrice adjointe des SANCP, la personne titulaire du poste :

  • Dirige et coordonne toutes les activités de perfectionnement professionnel d’un point de vue logistique; s’assure de la bonne marche de toutes les composantes du projet.
  • Fait office de ressource centrale pour la diffusion de l’information sur la formation et prodigue des conseils de planification dans le cadre du programme de perfectionnement professionnel des SANCP.
  • En collaboration avec le gestionnaire des services administratifs, établit, surveille et gère les budgets alloués au congrès, aux ateliers et à toutes les activités de formation, la décision finale revenant au directeur; prépare des estimations de coûts et de revenus, prévoit les changements à venir, les initiatives prioritaires et les dépenses prévues.
  • Participe à la négociation des contrats avec les partenaires fournisseurs, le personnel sur place; assiste aux réunions connexes et apporte le soutien nécessaire en matière de contrats; le cas échéant, prépare les demandes de propositions et fait visiter le site.
  • Recueille les résultats des séances auprès de tous les conférenciers et de tous les formateurs, et dresse le programme du congrès en collaboration avec le directeur du programme du congrès.
  • Met sur pied, tient à jour et produit une base de données regroupant les conférenciers pour chaque événement.
  • Produit une base de données des inscriptions, un site Web et des rapports connexes; veille constamment au bon fonctionnement du système d’inscription et à son accessibilité.
  • Communique avec les formateurs et recueille le contenu essentiel qui servira aux initiatives de marketing.
  • Assure la promotion d’activités de perfectionnement : rédige des documents pour les diverses initiatives de marketing (numérique et papier); achète de l’espace publicitaire; établit et exécute des stratégies de communication qui maximisent la participation.
  • Supervise la production de tout ce qui concerne l’activité et de tous les documents connexes.
  • Sur place, gère la logistique concernant les points suivants : soutien audiovisuel, boissons et aliments, installation de la salle, expérience des délégués et administration générale de l’événement.
  • Coordonne l’évaluation de la réussite du congrès, des ateliers et des rencontres.
  • Organise une évaluation post mortem de l’événement et en communique les conclusions à l’équipe de gestion du programme.
  • Répond aux demandes d’information des personnes inscrites, des formateurs et des conférenciers.

Principales responsabilités concernant le soutien au fonctionnement administratif (35-40 %)

Sous la supervision de la directrice adjointe des SANCP, la personne titulaire du poste : 

  • Exécute des campagnes publicitaires conformément aux politiques organisationnelles.
  • Gère la base de données des membres et procède aux changements constants dans le répertoire des membres des SANCP.
  • Après consultation du directeur, met au point des produits de communication, comme des infolettres, des campagnes par courriel, des dépliants, du matériel promotionnel et d’autres articles destinés aux membres des SANCP.
  • Coordonne et supervise le processus de facturation des membres.
  • Dresse des listes de diffusion et met sur pied des systèmes pour gérer les initiatives de communication, ainsi qu’à la demande de la direction, des représentants régionaux et des comités.
  • Assiste la directrice adjointe des SANCP dans la gestion des données et d’autres tâches connexes, le cas échéant.
  • S’acquitte de toutes les initiatives déléguées par la directrice adjointe des SANCP, qui contribuent directement aux stratégies et aux plans liés à la prestation de services sur lesquels reposent les objectifs du programme.
  • En collaboration avec la directrice adjointe des SANCP, cherche et propose des initiatives pour améliorer le fonctionnement administratif (processus et protocoles opérationnels susceptibles de s’améliorer grâce à une augmentation de l’efficacité et de l’efficience; éventuels points d’intégration avec les services professionnels de l’ACPAU).

PROFIL RECHERCHÉ

Qualifications, compétences et expérience :

  • Diplôme universitaire de premier cycle ou équivalent
  • Maîtrise exceptionnelle de la communication écrite et orale
  • Grand souci du détail
  • Expérience des outils de communication numérique et de gestion d’événements
  • Cinq ans d’expérience des relations de travail avec des cadres intermédiaires et supérieurs

POSTE

Poste permanent à temps plein.  L’ACPAU offre une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels. Salaire déterminé en fonction des compétences et de l’expérience.

Toutes les candidatures seront évaluées et traitées de manière strictement confidentielle.
Veuillez toutefois prendre note que seules les personnes retenues pour les entrevues seront contactées.