Communications, Marketing & Membership Coord./Coordonnateur des comm., du marketing et de l'adhésion

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POSITION IDENTIFICATION

Position Title:                            Communications, Marketing & Membership Coordinator
Position Level:                          7
Immediate Supervisor:              Associate Director

POSITION DESCRIPTION

Scope and Objective

Under the general direction and supervision of the Associate Director, the Communications, Marketing & Membership Coordinator is responsible for providing CAUBO with communications and marketing expertise and for providing front-line service to CAUBO members, particularly in support of CAUBO’s member awareness and engagement strategies. The incumbent possesses strong project coordination skills and is a highly organized multi-tasker in support of the achievement of CAUBO’s strategic and operational plans. They coordinate the development of all CAUBO publications, website content, and member communications, promote products and services, and liaise with volunteers, peers, members, partners, and suppliers to ensure that CAUBO’s communications and marketing strategies are as efficient and effective as possible.

Key Responsibilities

Communications/Marketing

1. Coordinates the development (including content, design, and printing) of all CAUBO publications, website content, and marketing collateral for all events, products, and services, and undertakes the editing and proofreading of same.
2. Coordinates the creation of the editorial plan and oversees content development for the quarterly University Manager magazine in collaboration with the Executive Director and the publisher.
3. Participates in the development and execution of communications plans and strategies that reflect and support the achievement of CAUBO’s strategic and operational plans. 
4. Assists CAUBO in determining members' needs and wants around social media and potentially supports initiation of member engagement via SM platforms
5. Manages relationships and workload with external communications suppliers including contractors, freelancers, and vendors (e.g., translators, graphic designers, webmaster, printers, video producers).
6. Writes and/or coordinates member and volunteer communications on behalf of CAUBO’s Executive Director. (Note that
7. Oversees the CAUBO website in conjunction with contributors (Executive Director, Analyst, Professional Development Coordinator, and volunteers) and ensures that web content is up-to-date and frequently refreshed.
8. Ensures consistent look and feel, branding, quality, and consistency for all of CAUBO’s communication vehicles. 
9. Develops strategies to extend the reach of content generated from CAUBO’s professional development activities via mediums such as e-newsletters, the website, University Manager, and commonly used peer-to-peer sharing platforms.
10. Develops strategies to build awareness of and engagement with ancillary services such as the CAUBO career site (Highedjobs.ca).
11. Coordinates CAUBO’s Recognition Awards and Q&P Awards programs: Develops communications strategies to encourage nominations/submissions and promote winners; liaises with winners to coordinate their presence at awards ceremonies and submission of deliverables for use in videos and print materials; and oversees the development of all related communications.
12. Using Adobe InDesign, develops and formats presentations, visuals/infographics, educational course guides, and marketing materials.
13. the development of all scripts for the annual conference and other events (including the AGM and awards ceremonies), supported by a freelance writer. 
14. Formulates and pitches new ideas and innovative approaches to management regarding communications, marketing, and membership issues and spheres.

Membership

1. Contributes to the development and implementation of CAUBO’s membership engagement plan
2. Supports CAUBO’s strategic initiatives to improve the member experience.
3. Develops and maintains welcome orientation communications and proactively provides membership orientation and outreach services.
4. Develops processes and systems to support an expanded membership base (i.e., oversees implementation of membership awareness & engagement strategies).
5. Acts as first point of contact for member and prospective member inquiries.
6. Implements mechanisms (such as surveys) to review member satisfaction levels and needs as directed by management.
7. Makes recommendations on member benefits, support, and services based on submitted feedback.

Other

1. Performs other duties as may be assigned by the Associate Director and Executive Director to satisfy member requirements or to assist the office in general.

Qualifications, skills and competencies

• Undergraduate degree or equivalent – concentration in marketing and communications preferred
• Fluently bilingual (English and French)
• Strong organizational and planning skills, with the ability to manage multiple competing priorities
• High competency in proofreading (English and French), with keen attention to detail
• Well-developed service orientation and people skills
• Demonstrated ability to research/investigate issues and resolve problems
• Exceptional oral and written communication skills
• Ability to effectively work independently
• High proficiency in MS Office Suite required
• Proficiency in Adobe InDesign and survey tools an asset                      

Experience

• Demonstrated project coordination experience
• Demonstrated ability to write marketing messages (a sample business communication piece should be submitted along with application)
• Experience in an association or not-for-profit environment an asset

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IDENTIFICATION DU POSTE

Titre du poste :                    Coordonnateur des communications, du marketing et de l’adhésion
Niveau du poste :                7
Supérieur immédiat :           Directrice associée

DESCRIPTION DU POSTE

Portée des responsabilités et objectif du poste

Travaillant sous la direction et la supervision générales de la directrice associée, le coordonnateur des communications, du marketing et de l’adhésion met au service de l’ACPAU son expertise dans le domaine des communications et du marketing et offre des services de première ligne aux membres de l’ACPAU, en soutenant plus particulièrement les stratégies de sensibilisation et d’engagement des membres. Le titulaire du poste excelle en coordination de projets et sait mener de front une multitude de tâches tout en restant organisé, contribuant par ses activités à concrétiser le plan opérationnel et le plan stratégique de l’ACPAU. Il coordonne la préparation des publications de l’ACPAU, le contenu du site Web ainsi que les communications avec les membres, en plus de faire la promotion des produits et services de l’Association et d’être en liaison avec les bénévoles, les collègues, les membres, les partenaires et les fournisseurs, en veillant à la pleine efficacité des stratégies de communication et de marketing établies.

Principales responsabilités

Communications et marketing

1. Coordonner la préparation (contenu, conception et impression) de toutes les publications, du site Web et du matériel de marketing de l’ACPAU, pour tous les événements, produits et services, et veiller ensuite à la révision et à la correction d’épreuve de ces contenus.
2. Coordonner l’élaboration du plan de rédaction de la revue trimestrielle Gestion universitaire et superviser la préparation du contenu de la revue, en collaboration avec la directrice générale et l’éditeur.
3. Participer à l’élaboration et à l’exécution des plans et stratégies de communication en s’alignant sur le plan stratégique et le plan opérationnel de l’ACPAU, de manière à soutenir leur réalisation.
4. Aider l’Association à cerner les besoins et désirs de ses membres par l’entremise des médias sociaux, et éventuellement susciter un engagement des membres sur les réseaux sociaux.
5. Gérer les relations et le flux de travail avec les fournisseurs externes liés aux communications (sous-traitants, pigistes et fournisseurs en traduction, graphisme, gestion Web, impression, production vidéo, etc.).
6. Rédiger ou coordonner les communications aux membres et aux bénévoles au nom de la directrice générale de l’ACPAU. (La rédaction stratégique et technique est sous-traitée à un pigiste.)
7. Superviser la préparation du contenu du site Web de l’ACPAU de concert avec d’autres contributeurs (directrice générale, analyste, coordonnateur du perfectionnement professionnel, bénévoles) et s’assurer que le contenu demeure à jour.
8. Assurer l’uniformité de l’image, de la marque et de la qualité pour tous les moyens de communication de l’ACPAU.
9. Élaborer des stratégies pour augmenter la portée du contenu lié aux activités de perfectionnement professionnel, en misant sur les infolettres, le site Web, la revue Gestion universitaire et les plateformes de partage entre pairs.
10. Élaborer des stratégies pour faire connaître les services auxiliaires de l’ACPAU (comme le site d’annonces de postes, Highedjobs.ca) et augmenter leur utilisation.
11. Coordonner les programmes de prix de l’ACPAU (prix de reconnaissance et prix de la qualité et de la productivité) : mettre au point des stratégies de communication pour encourager les nominations et les candidatures et faire connaître les lauréats; communiquer avec les lauréats pour coordonner leur présence aux cérémonies de remise des prix et l’envoi de matériel pour les vidéos et publications connexes; superviser la production des communications connexes.
12. Avec Adobe InDesign, préparer et mettre en forme des présentations, des infographies, du matériel visuel, des guides de formation et du matériel de marketing.
13. Coordonner, avec le soutien d’un rédacteur pigiste, la préparation de toutes les allocutions présentées dans le cadre du congrès annuel et à d’autres événements (comme l’AGA et les remises de prix).
14. Apporter de nouvelles idées et proposer des approches novatrices pour gérer les communications, le marketing et les questions entourant l’adhésion.

Membres et adhésion

1. Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan de recrutement de membres de l’ACPAU.
2. Soutenir les initiatives stratégiques de l’ACPAU visant à améliorer l’expérience des membres.
3. Bonifier et tenir à jour la trousse d’accueil des membres, et offrir aux membres, de manière proactive, de l’information sur les services.
4. Mettre au point des procédures et des systèmes pour gérer l’élargissement de la base de membres (p. ex. en supervisant la mise en œuvre de stratégies de sensibilisation et d’engagement des membres).
5. Agir comme premier point de contact pour répondre aux demandes des membres actuels et potentiels.
6. Implanter des mécanismes (p. ex. sondage) pour mesurer le taux de satisfaction des membres ainsi que leurs besoins, en suivant à cet égard les directives de la direction.
7. Formuler des recommandations sur les avantages, le soutien et les services offerts aux membres, en tenant compte des commentaires reçus à cet égard.

Autres tâches

1. Accomplir les autres tâches confiées par la directrice associée ou la directrice générale afin de répondre aux besoins des membres et de contribuer à la bonne marche du bureau en général.

Titres, qualités et compétences

• Diplôme universitaire de premier cycle ou l’équivalent – concentration en communications ou marketing, un atout
• Bilingue (aisance à s’exprimer, écrire et lire en anglais comme en français)
• Grand sens de l’organisation et de la planification; capacité à gérer de multiples priorités concurrentes
• Capacité poussée à assurer la correction d’épreuve en anglais comme en français, avec minutie et souci du détail
• Souci marqué du service à la clientèle; bon entregent
• Compétence avérée pour la recherche, l’analyse de dossiers et la résolution de problèmes
• Compétences orales et écrites exceptionnelles
• Capacité à travailler efficacement de façon autonome
• Grande maîtrise de la suite MS Office (obligatoire)
• Bonne connaissance d’Adobe InDesign et des outils de sondage, un atout

Expérience recherchée

• Bonne expérience passée en coordination de projets
• Habileté confirmée en rédaction marketing (joindre, au dossier de candidature, un échantillon de texte rédigé en milieu professionnel)
• Expérience dans le milieu associatif ou dans un organisme à but non lucratif, un atout