Associate Director Project Management (Directeur(trice) associé(e) du service de gestion de projets)

Position Summary:

The Associate-Director of Project Management reports to the Director Project Management, Facilities Operations and Development, and assists the Director in managing the Project Management processes, including design, constructions, and execution of all construction and renovation projects undertaken by the University. The Associate Director manages and supervises, in collaboration with other Associate directors, assigned in-house project management resources (teams composed of senior project managers, project managers, and assistant project managers) as well as external project management consultants appointed for specific mandates .Projects are executed in a very complex organizational and logistical environment, in a diversified portfolio of occupied buildings totaling 800,000 m2 in area, including state-of-the-art 21st century research facilities and unique 19th century heritage structures. Typical projects are leading edge research laboratories, multi-media active learning classrooms, teaching laboratories, service infrastructure renewals, and building envelope renovations. Generally 150 -200 projects are completed per year for a total value of approximate $100 million.

Primary Responsibilities:

  • Defines in collaboration with the Director, strategic priorities with respect to capital budget planning, planning, prioritization and execution of capital renewal projects to address accumulated deferred maintenance problems, and appropriate methods of construction project delivery.

  • Provides pro-active supervision of in-house project manager teams, including project assignment, resource-leveling, and performance appraisal; and ensures that all institutional HR policies, Project Management processes and practices are respected.

  • Provides pro-active direction and guidance of external project management consultants with respect to the fulfilment of their contract mandates.

  • Leads his/her team of project managers to assure that projects meet scope and are executed on schedule and on budget to the satisfaction of the end user/client. Also, insuring that all projects meet proper quality, regulatory and code requirements.

  • Directs the application of appropriate building codes and regulations and directs the implementation of University policies and standards.

  • Defines and implements in collaboration with the Director, strategic objectives with respect to the editing and/or revision of standard contract and tender documents. In collaboration with the Director, coach and train in-house staff in the art and science of construction project management.

  • Fosters alongside the Director, a working culture with staff based on empowerment, continuous learning, transparency, collaboration and mutual support.

  • Fosters alongside the Director, attitudes of teamwork, unity of purpose, and cooperation among project stakeholders, including business partners, construction professionals and contractors.

Other Qualifying Skills and/or Abilities :

University degree in architecture or engineering is preferred. Minimum of 10 years experiences in pertinent Construction project Management positions an asset. Experience in managing & overseeing Project Management resources. Member of the Ordre des architectes du Québec or the Ordre des ingénieurs du Québec. PMP certification is essential. Comprehensive knowledge of the construction industry, its practices and procedures, and construction technology, means and methods. Excellent fluency in English and French, written and spoken. Proven ability to lead people and create unity of purpose. Ability to develop and maintain project budgets, cash flow projections and schedules. A preoccupation for customer service and customer focus. Proven skills in diplomacy and communications. Proven skills in team building and coaching. Ability to elicit excellence and high performance within staff. Excellent negotiation and problem solving skills.

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Sommaire du poste :

Le directeur associé du service de gestion de projets relève du directeur, Gestion de projets, installations et développement, et assiste le directeur dans la gestion du processus de gestion de projets, y compris la conception, la construction et l’exécution de tous les projets de construction et de rénovation entrepris par l’Université. Le directeur associé, en collaboration avec d’autres directeurs associés, gère et encadre les ressources affectées à la gestion de projets internes (équipes composées de gestionnaires de projets principaux, de gestionnaires de projets et de gestionnaires de projets adjoints) et les consultants en gestion de projets externes retenus pour des mandats précis. Les projets sont réalisés dans un environnement organisationnel et logistique très complexe dans de nombreux bâtiments occupés qui totalisent 800 000 m2 en superficie, y compris des installations du 21e siècle à la fine pointe de la technologie et des structures patrimoniales uniques du 19e siècle. Des projets typiques comprennent la mise en place de laboratoires de recherche à la fine pointe, de salles de classe multimédias pour l’apprentissage actif, de laboratoires d’enseignement, ainsi que des renouvellements d’infrastructures de service et des rénovations de l’enveloppe des bâtiments. Habituellement, chaque année, entre 150 et 200 projets sont réalisés pour des sommes totalisant près de 100 millions de dollars.

Principales responsabilités :

  • Conjointement avec le directeur, définir des priorités stratégiques relatives à la planification du budget d’immobilisations, à la planification, à l’établissement des priorités et à l’exécution de projets de rénovation d’immobilisations dans le but de corriger des problèmes d’entretien différés accumulés, et des méthodes de construction appropriées pour la réalisation des projets;

  • Assurer la supervision proactive des équipes de gestion de projets internes, y compris l’affectation de projets, le nivellement des ressources et l’évaluation du rendement, et veiller à ce que les politiques institutionnelles des ressources humaines et les processus et pratiques du service de gestion de projets soient respectés;

  • Fournir de façon proactive des orientations aux consultants de gestion de projets externes relativement au respect des clauses de leur contrat;

  • Diriger son équipe de gestionnaires de projets de manière à ce que les projets respectent la portée et soient exécutés selon les calendriers établis et les budgets approuvés, à la satisfaction des utilisateurs ou des clients finaux. S’assurer que les projets sont conformes aux normes de qualité, aux exigences réglementaires et au code du bâtiment;

  • Veiller au respect des codes du bâtiment et à l’application de la réglementation, et à la mise en œuvre des politiques et des normes de l’Université;

  • Conjointement avec le directeur, définir et mettre en œuvre des objectifs stratégiques relatifs à la rédaction et à la révision des contrats types et des documents d’appels d’offres. En collaboration avec le directeur, encadrer et former le personnel interne en matière de gestion de projets de construction en sachant combiner art et science;

  • De concert avec le directeur, favoriser l’établissement d’une culture de travail axée sur la responsabilisation, la formation continue, la transparence, la collaboration et le soutien mutuel;

  • De concert avec le directeur, promouvoir l’importance du travail d’équipe, de l’atteinte d’un but commun et de la coopération auprès de tous les intervenants des projets, y compris les partenaires commerciaux, les professionnels de la construction et les entrepreneurs.

Autres compétences et/ou aptitudes :

Diplôme universitaire en architecture ou en génie de préférence. Au moins 10 années d’expérience pertinente dans la gestion de projets de construction, un atout. Expérience dans la gestion et la supervision de ressources de gestion de projets. Membre de l’Ordre des architectes du Québec ou de l’Ordre des ingénieurs du Québec. Certification PMP obligatoire. Connaissance approfondie de l’industrie de la construction, de ses pratiques et de ses procédures, ainsi que des technologies, des moyens et des méthodes de construction. Maîtrise du français et de l’anglais, parlés et écrits. Aptitude démontrée à diriger des personnes afin d’atteindre un but commun. Aptitude à élaborer et à tenir à jour des budgets, des prévisions de trésorerie et des horaires liés aux projets. Souci du service à la clientèle et orientation client. Compétences reconnues en diplomatie et en communication. Aptitudes pour la promotion du travail d’équipe et pour l'encadrement. Capacité de susciter l’excellence et le haut rendement du personnel. Excellentes aptitudes en négociation et en résolution de problèmes.